Jest to na pewno kamień milowy w rozwoju usług komunikacji elektronicznej pomiędzy Urzędami Skarbowymi a podatnikami.
O ile jednak przykładowy "Kowalski" mógł naprawdę w prosty sposób skorzystać z takiej możliwości, o tyle ten sam "Kowalski"
prowadzący firmę i chcący w ten sam sposób przekazywać comiesięczne i roczne deklaracje, będzie musiał posiadać podpis elektroniczny
z kwalifikowanym certyfikatem oraz zgłosić ten zamiar Urzędowi Skarbowemu.
1. Co to są e-Deklaracje?
E-Deklaracje to bezpłatna usługa umożliwiająca składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną, udostępniona przez Ministerstwo Finansów.
Z e-deklaracji z założenia mogą korzystać wszyscy podatnicy, którzy spełnią określone w przepisach wymogi:
- Wypełnią zawiadomienie o zamiarze składania deklaracji drogą elektroniczną oraz o osobie upoważnionej do składania
i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej - czyli złożą w Urzędzie Skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników
i płatników odpowiednią deklarację, na dzień 01.10.2009 - UPL-1.
- Posiadają podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem.
Podpis elektroniczny
Kwalifikowany certyfikat zgodnie z zapisami Ustawy o Podpisie Elektronicznym, przeznaczony jest wyłącznie do składania oświadczeń woli.
Bezpieczny podpis elektroniczny z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi odręcznemu.
Obecne zastosowanie kwalifikowanych certyfikatów dotyczy przede wszystkim:
- elektronicznych rozliczeń z ZUS-em (od wersji 7.0 Płatnika),
- składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego,
- wysyłania raportów do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
- korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
- wysyłania deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych,
- wystawiania faktur elektronicznych,
- wymianę informacji z urzędami administracji publicznej (termin obowiązkowy to maj 2008),
- podpisywania dokumentacji medycznej w celu archiwizacji,
- zabezpieczenia w bankowości elektronicznej (Nordea Bank Polska i BPH),
- podpisywania umów i dokumentów w codziennej działalności firm,
a już wkrótce składanie pism do elektronicznych skrzynek podawczych w sądach powszechnych.
UWAGA !
Aby można było złożyć deklarację przez Internet, nie trzeba mieć bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wystarczy, że ma go doradca czy biuro
rachunkowe, który podpisze i wyśle deklaracje w imieniu podatnika.
Zgłoszenie do US
Aby możliwe było generowanie deklaracji elektronicznych należy spełnić warunek formalny, czyli złożyć w US na formularzu UPL-1 z upoważnieniem
dla osób podpisującej deklaracje elektroniczne w imieniu podatnika. Od 8 kwietnia 2009 r. podatnicy nie oczekują na wydanie żadnego zaświadczenia
o możliwości składania deklaracji - po otwarciu bramki podatnik może przesyłać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną.
Użytkownik serwisu może w każdej chwili cofnąć wystawione upoważnienie poprzez złożenie w swoim US druku OPL-1.
2. Sposób przesyłania
Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, istnieją dwa sposoby przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną:
- za pomocą interaktywnego formularza PDF konkretnej deklaracji podatkowej, który po wypełnieniu i opatrzeniu podpisem elektronicznym
można wysłać do systemu,
- oraz
- z wykorzystaniem aplikacji dostarczonych przez producentów oprogramowania finansowo-księgowego, dzięki którym można przesyłać
deklaracje podatkowe bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych podatnika. Takie rozwiązanie jest możliwe
dzięki opublikowaniu przez MF otwartego standardu dokumentu podatkowego. Producenci oprogramowania mogą dostosować swoje aplikacje
tak, by mogły one bezpośrednio obsługiwać proces składania deklaracji podatkowych bez konieczności pobierania deklaracji
w formie plików PDF.
Formularze interaktywne
Interaktywne formularze PDF wyglądają tak samo, jak takie same formularze jak papierowe, tyle że nie
wymagają drukowania. Na stronach Ministerstwa Finansów opracowano i udostępniono zestaw
formularzy interaktywnych, którymi mogą
się posługiwać podmioty, które spełniły formalny warunek.
Po pobraniu i zainstalowaniu odpowiedniej wtyczki plug-in (dostępnej również na tej stronie) można "wejść" na daną deklarację,
wypełnić na ekranie, podpisać elektronicznym podpisem z kwalifikowanym certyfikatem i wysłać do urzędu.
Największą wadą tego rozwiązania jest brak możliwości importu danych z używanych w firmach programów finansowo-księgowych czy płacowych - co
w przypadku dużej ilości deklaracji (np. biuro rachunkowe) bardzo wydłuża czas przygotowania deklaracji.
Wymagania sprzętowe:
- Komputer z zainstalowanym Windows (2000, XP, Vista)
- Dostęp do internetu.
- Podłączony do komputera czytnik kart kryptograficznych i zainstalowane oprogramowanie do jego obsługi.
- Należy włożyć kartę z kwalifikowanym podpisem elektronicznym do czytnika kart. Należy skonfigurować bazę certyfikatu (instrukcje powinny
zostać dołączone do zestawu do e-podpisu)
- Jeśli nie mamy w komputerze programu do czytania plików PDF (Adobe Reader), należy go pobrać ze strony www.adobe.com.pl oraz zainstalować
w komputerze.
Czynności
- Ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl należy pobrać i zainstalować wtyczkę do programu Adobe Reader i wzory formularzy interaktywnych. Formularz
można również otworzyć bezpośrednio na stronie internetowej www.e-deklaracje.mf.gov.pl (nie będzie to możliwe bez programu Adobe Reader).
- Wypełnić formularz danymi.
- Podpisać, czyli uruchomić kreator podpisywania i wysyłania deklaracji oraz postępować zgodnie z pojawiającymi się komunikatami.
- Po wysłaniu e-deklaracji na ekranie komputera pojawi się numer referencyjny, który trzeba zapisać.
- Do programu Adobe Reader trzeba wczytać interaktywny formularz Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
- Formularz można pobrać ze strony internetowej e-deklaracji. Do formularza trzeba wpisać numer referencyjny i pobrać UPO.
Aplikacje z wbudowanymi e-Deklaracjami
W myśl przepisów e-Deklaracje można również wysyłać bezpośrednio z poziomu aplikacji dostarczonych przez producentów oprogramowania, o ile posiadają
taką możliwość.
Ministerstwo Finansów, projektując system e-Deklaracje, zakładało, że firmy będą korzystały właśnie z tej formy przesyłania e-deklaracji, dlatego w rozporządzeniach
ministra finansów udostępniono otwarty kod, który służy do stworzenia aplikacji. Innymi słowy, aplikacja, która zostanie dołączona do firmowego oprogramowania,
musi być zgodna z kodem określonym w rozporządzeniach.
Deklaracje podatkowe są w takim przypadku tworzone w systemie księgowym czy płacowym (importowane, wypełniane), następnie w specjalnym module zamieniane zgodnie z wymogami
projektu e-Deklaracje (schemami), podpisywane i przesyłane za pomocą internetu do urzędu skarbowego.
Następnie umożliwiają pobranie, wydruk potwierdzenia i przechowywanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru UPO.
UPO - Urzędowe poświadczenie odbioru
Po wysłaniu deklaracji do US można śledzić w serwisie status jaki deklaracja posiada w danym momencie. Status informuje na jakim
etapie znajduje się jej przetwarzanie. Ostatecznie każda wysłana deklaracja otrzymuje status albo "odrzucony", albo "zaakceptowany".
Deklaracje ze statusem "odrzucony" są traktowane jako niezłożone. Najczęstszą przyczyną takiego stanu rzeczy jest wysyłanie deklaracji drogą
elektroniczną przed złożeniem w US upoważnienia dla osób podpisujących.
Deklaracje, które uzyskały status "zaakceptowany" są traktowane jako złożone. Formalnym potwierdzeniem złożenia jest dokument UPO, które
jest gwarancją, że e-deklaracja dotarła do urzędu skarbowego. UPO jest wydawane w ciągu jednej doby, w zależności od tego, jakiej firmy podatnik
ma e-podpis.
W systemie e-Deklaracje określono kilka możliwych komunikatów, które podatnik może otrzymać:
- 100 - Niepoprawny komunikat SOAP,
- 102 - Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO,
- 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie,
- 300 - Brak dokumentu,
- 301 - Dokument w trakcie przetwarzania,
- 302 - Dokument wstępnie przetworzony,
- 400 - Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem,
- 401 - Dokument niezgodny ze schematem xsd,
- 402 - Dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot,
- 403 - Dokument z niepoprawnym podpisem,
- 404 - Dokument z niepoprawnym certyfikatem,
- 405 - Dokument z odwołanym certyfikatem,
- 406 - Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą,
- 407 - Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką.
W przypadku komunikatów innych niż "200" należy powtórzyć czynność przesłania e-deklaracji, zwracając szczególną uwagę na element,
którego dotyczy komunikat.
Ze względu na fakt, że UPO może zostać przesłane do podatnika w ciągu doby, tuż po wysłaniu może się pojawić komunikat
302 - Dokument wstępnie przetworzony. Oznacza to, że edeklaracja dotarła do urzędu, ale centrum certyfikacji nie potwierdziło
go jeszcze. Należy w takim wypadku poczekać na komunikat 200, który potwierdzi prawidłowe przesłanie deklaracji i umożliwi pobranie UPO.
3. E-Deklaracje MADAR
E-Deklaracje to program służący do wypełniania i drukowania formularzy podatkowych oraz innych druków, występujących w ramach działalności
gospodarczej, a ponadto bezpieczne i proste w obsłudze narzędzie do elektronicznego wysyłania deklaracji podatkowych PIT i VAT bezpośrednio
z poziomu programu.
Dane podatkowe mogą być pobierane z pozostałych modułów systemu, lub wpisywane ręcznie - co pozwala na zastosowanie programu
również jako uzupełnienie używanego programu księgowego czy płacowego.
Co daje program?
Program e-Deklaracje pozwala zaoszczędzić czas potrzebny do standardowego przygotowania formularzy podatkowych oraz deklaracji.
W szczególności ułatwia pracę płatnikom VAT. Dzięki aplikacji dostęp on-line do urzędów elektronicznych jest stały i praktycznie
nieograniczony przez 24h/dobę, 7 dni w tygodniu.
Przynosi ponadto oszczędności finansowe, poprzez wyeliminowanie konieczności drukowania deklaracji dla Urzędów, zakupu kopert
i znaczków oraz dokonywania opłat za przesłanie deklaracji drogą tradycyjną.
Jak działa
Proces składania deklaracji elektronicznych przebiega w pełni automatycznie:
- Deklaracje mogą być przygotowane przez pracowników odpowiednich działów: księgowego, finansowego, kadrowego - w taki sam sposób jak tradycyjne
deklaracje, a dzięki powiązaniu z innymi modułami programu - ogranicza się możliwość powstawania błędów podczas wypełniania dokumentów urzędowych.
- Podpisywanie i wysyłka do urzędu może być wykonywana przez osobę uprawnioną, posiadającą podpis kwalifikowany.
- Generowanie deklaracji w postaci pliku xml odbywa się wewnątrz aplikacji, jest elementem modułu e-deklaracje.
- Potwierdzenie złożenia deklaracji jest przesyłane natychmiast po wysłaniu deklaracji.
- Wszystkie deklaracje oraz e-deklaracje zapisywane i przechowywane są w programie. Ponadto w przypadku e-deklaracji przechowywane są
odpowiednie identyfikatory, wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru.
- Wprowadzenie znaczników ułatwia także monitorowanie stanu realizacji sporządzonych deklaracji.
- System szyfrowania danych oraz kontroli dostępu i różne poziomy uprawnień dostępu do deklaracji zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa
dokumentów przesyłanych za pośrednictwem aplikacji.
Pracę z aplikacją można rozpocząć od momentu zainstalowania - nie wymaga wdrożenia.
4. Jak wystawić pierwszą deklarację VAT-7
Przeczytaj kurs
Jak wystawić e-deklarację w Madar
O programie e-deklaracje w Madar