Przyjęto koncepcję rozdzielenia baz danych: kontrahentów wykorzystywanych w systemie magazynowo-księgowym i kontaktów – na potrzeby analiz CRM. Ze względu na wygodę użytkowania postanowiliśmy wybrać metodę „zespolenia” – oznacza to, że zmiany wprowadzone w jednej bazie uaktualniają odpowiadająca pozycję w drugiej.
Baza kontrahentów
Baza kontaktów
„scalona”
Kontrahenci
Pracownicy
Oddziały
Namiary
Inne
Nieaktualne
Każda firma lub osoba wprowadzana do bazy kontaktów musi mieć określony rodzaj. Powoduje to, że baza zostaje podzielona na części (segmenty), według typu (rodzaju) jakim dany kontakt jest. Rodzaje są zaprogramowane na stałe i możliwe jest tylko przeglądanie i analiza kontaktów jednego rodzaju.
Baza - opis
kolor
Kontrahent. Typ domyślny. Do tego rodzaju należą wszystkie te kontakty, z którymi został nawiązany kontakt: prowadzone są z nimi transakcje, rozmowy, zawierane umowy itp.
czarny
Namiar. Oznacza grupę kontaktów, z którymi do tej pory nie były prowadzone żadne transakcje czy rozmowy. Są to kontakty (osoby lub firmy) zebrane z zewnętrznych baz danych, targów, strony WWW itp. Do nich najczęściej kierowane są kampanie marketingowe.
Pracownik. Baza opisuje dane osób związanych z kontrahentami: przedstawicieli, kurierów, kierowników itp. Choć przede wszystkim pracowników firm.
fioletowy
Oddział. Działa podobnie jak pracownik, rodzaj ten obejmuje oddziały firm.
brązowy
Nieaktualny. W bazie nie istnieje prosta możliwość skasowania kontaktu. Dlatego wszystkie takie wpisy oznacza się jako nieaktualne – odpowiada to pojęciu kosza.
szary
Inny. Do tego rodzaju należą pozostałe kontakty.
Nie klasyfikowany. Określa kontakt chwilowo niesklasyfikowany. UWAGA! Kontakty powinny należeć do tej bazy tylko do czasu przekwalifikowania ich na właściwy rodzaj.
czerwony
W bazie kontrahentów znajdują się zarówno dostawcy, klienci końcowi, dealerzy – czy po prostu znajomi ze szkoły. Zaletą tej bazy jest łatwość wyszukiwania – każdy bowiem jest w niej obecny, jednak ciężko wyodrębnić poszczególne grupy, nie mówiąc już o całościowej analizie. Pierwszym więc zadaniem okazało się pogrupowanie wszystkich klientów – według rodzaju:
klienci / sprzedawcy / dostawcy / instytucje / prywatne – oraz szereg podgrup. Resztę można samodzielnie zaprojektować korzystając z atrybutów. Przykładowy podział:
inne
nieaktualni
aktualni nasi klienci, których obsługujemy
klient wymagający
sporadyczni dostawcy – np. kosztów
kontrahenci niepotrzebni, „śmieci”
klienci sporadyczni, nie wymagający obsługi
klient masowy
partnerzy – dealerzy
sprzedawca stały
dostawcy – sprzętu, oprogramowania
dostawca podstawowy
osoby współpracujące – np. zaprzyjaźniona księgowa
znajomy praca
Wśród klientów (taki swoisty folklor) pojawiają się tacy, którzy formalnie nie mają ze sobą nic wspólnego (często – nawet nazwy). Faktycznie natomiast – to te same firmy, rozdzielone jedynie dla celów podatkowych. Ten często pomijany fakt szczególnie dotkliwie uwidacznia się przy okazji chociażby zwyczajowych kartek świątecznych. Do rozwiązania tego problemu można wykorzystać omawiane wcześniej bazy (główna firma jest kontrahentem, inne – np. oddziałem) oraz możliwość połączeń i powiązań pomiędzy poszczególnymi kontrahentami. Dzięki temu po wybraniu firmy głównej – pojawiają się wszystkie zależne firmy – natomiast opisywane wcześniej kartki wysyłane są tylko do głównej firmy.
Nazwa kontaktu
baza
Pole: Kontakty zależne
Firma Główna XXX
kontrahent
f.oddział: ...Oddział 1
f.oddział: ... Oddział 2
f.oddział: ... Oddział 3
f.córka: ... Firma NOWA
1) Firma XXX Oddział 1
oddział
f.centrala: Firma Główna XXX
2) Firma XXX Oddział 2
3) Firma XXX Oddział 3
4) Firma NOWA
f.matka: Firma Główna XXX
W ten sam sposób zaczęliśmy wprowadzać poszczególnych pracowników, z którymi rozmawia się w danej firmie. Dzięki temu znikają powoli pytania typu: „a z kim rozmawiać w firmie X?”. Pojawia się również problem, czy korespondencję wysyłać na adres firmy, czy na ręce konkretnego pracownika. Doświadczenie mówi, że są firmy i takie, i takie.
W programie zastosowano 2 rodzaje rozwiązań: