Jak rozpocząć pracę w biurze rachunkowym
Użytkowanie każdego programu wiąże się z poznaniem stosowanych w nim zasad i rozwiązań.
Najczęściej możliwości oprogramowania tej samej klasy są zbliżone do siebie, różnice mogą pojawić się
przy organizacji i sposobach integracji modułów, kolejności wprowadzanych danych, sposobach sprawdzania zgodności - słowej użytkowania.
Najważniejsze zasady i kolejnośc wprowadzania danych:
- Plan kont - pracę z programem księgowym należy rozpocząć od wprowadzenia planu kont - jest on podstawową bazą w programie. W bazie tej umieszcza się m. in. bilans
otwarcia - informacje te można jednak uzupełnić w terminie późniejszym.
Projektując plan kont należy pamiętać o zasadzie obowiązującej przy prowadzeniu kont rozrachunków z kontrahentami w programie. W planie kont występują tylko konta syntetyczne (należności oraz zobowiązania), analityczny podział według kontrahentów tworzony
jest w księdze pomocniczej. Bilans otwarcia dla kontrahentów wprowadza się więc w rejestrach jako inne księgowania.
- VAT - w programie założono, że dokumenty są w pierwszej kolejności wprowadzane do Rejestrów VAT, z których uzyskuje się ewidencje i wydruki będące podstawą:
- rozliczenia podatku VAT,
- ksiąg pomocniczych,
- księgowania na konta księgi głównej,
- rozliczeń zobowiązań i należności kontrahentów
.
Mówiąc prościej wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem VAT oraz te, które będą księgowane na konta rozrachunkowe należności bądź zobowiązań z kontrahentami, muszą zostać zarejestrowane
w opcji rejestry VAT.
Wynika z tego też, że firmy, które nie są płatnikami VAT, a prowadzą analitykę rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, również będą rejestrować dokumenty w tej samej opcji nie wykazując VAT.
- Księgowanie w księdze głównej - odbywa się za pomocą poleceń księgowania PK.
Do księgi głównej powinny zostać zaksięgowane wszystkie operacje, zarówno te, które inaczej nie są wprowadzane do księgowości (amortyzacja, wynagrodzenia) jak i zbiorczo wszystkie rejestry i raporty
.
Przy księgowaniu większości operacji można skorzystać z funkcji automatycznego generowania PK, tworzonego na podstawie dokumentów w rejestrze, kasie, banku, l.płac, amortyzacji itp.
Wzorce dotyczące rejestrów magazynowych i księgowych można zaprojektować w opcji wzorce rejestrów.
- Kasa / Bank dokumenty kasowe i bankowe są rejestrowane w opcji kasa bank. W opcji tej uzyskuje się ewidencje i wydruki będące podstawą:
- ksiąg pomocniczych,
- księgowania na konta księgi głównej,
- rozliczeń zobowiązań i należności kontrahentów
(po stronie zapłaty).
- Inne ewidencje dokumentów w księgach pomocniczych:
- Operacje magazynowe - jeżeli w module magazyn wprowadzane są zakupy towarów handlowych jako PZ, korekty dotyczące zakupów oraz wystawiane faktury, rachunki i korekty dotyczące sprzedaży to na tej podstawie automatycznie tworzą się księgi pomocnicze dotyczące operacji z kontrahentami oraz ewidencji towarowej,
- rozrachunki z pracownikami prowadzone są w programie płace - należy wprowadzić listy płac oraz umowy-zlecenia,
- zapisy techniczne, pomocnicze, przeksięgowania lub zapisy korygujące można wprowadzać do rejestru innych księgowań.
- środki trwałe - ewidencjonowane w module ewidencje - środki trwałe, z możliwością dekretacji poszczególnych obiektów.
Następnie przygotowane zbiorcze zestawienie amortyzacji za wskazany okres podlega księgowaniu w PK.
Po wprowadzeniu opisanych dokumentów w odpowiednie miejsca i po ich dekretacji, możliwe będzie wydrukowanie "obrotówki" - zestawienia obrotów i sald, kart kontowych oraz innych zestawień ksiąg pomocniczych. Można je uzyskać w opcji księgowość - wydruki - w środkowej kolumnie KSIĘGI POMOCNICZE (granatowe napisy).
Bilans i rachunek wyników jest dokumentem projektowanym, o dowolnym stopniu szczegółowości.