Jak prowadzić Sekretariat używając komputera?

Wstęp

W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie. Wizja pani Krysi lub Kasi, która dostaje ręcznie napisane kilka słów od swojego szefa, z czego ma zredagować pismo do poważnej instytucji, może jeszcze być akceptowana. Jednak trudne do wyobrażenia jest aby każdy kontakt wewnątrz i na zewnątrz, każda uzyskana informacja, każdy dokument był przechowywany w szafie czy biurku sekretarki i był przetwarzany i kontrolowany tylko przez nią. Jednak ilość dokumentów w rozwijającym się przedsiębiorstwie ciągle wzrasta. Jak poradzić sobie z ich zarządzaniem biorąc pod uwagę fakt, że coraz więcej osób wykorzystuje informacje w nich zawarte? Właściwa i globalna ewidencja jest konieczna ze względu na fakt, że te informacje są wykorzystywane również przez innych pracowników:
  1. W ramach jednego działu konieczne jest, by każdy pracownik mógł w szybkim czasie uzyskać informację np. do działu sprzedaży dzwoni klient z pytaniem, kiedy otrzyma fakturę za towar. A ona została wysłana dwa dni temu i każdy pracownik działu sprzedaży powinien w szybki sposób móc to sprawdzić.
  2. Są to zdarzenia ze sobą skorelowane - omawiając powyższy przykład księgowość nie ma podpisanej kopii faktury, czemu? Bo została wysłana dwa dni temu i czekamy na jej odesłanie
  3. Dostęp do informacji nie może zależeć od czasu, jaki upłynął od jej otrzymania - np. po upływie dłuższego czasu musimy zrobić ofertę bardzo podobną do tej, jaka została wysłana do firmy X - tylko gdzie jej szukać?

Podane przykłady mogą wydawać się błahe, jednak po zastanowieniu sami przypomnicie sobie sytuacje, w których cenny czas pracy (i to kilku osób) był tracony na wyszukiwanie pisma, czy informacji o jego wysłaniu.

Jak prowadzić sekretariat?

Sekretariat i prace administracyjno-biurowe pełnią w firmie funkcje usługowe w stosunku do działalności podstawowej: produkcyjnej, usługowej czy handlowej. Właściwa organizacja prac biurowych i sekretariatu pozwala na właściwe zarządzanie informacją, a co się z tym wiąże, obniża koszty działalności przedsiębiorstwa.Na prawidłową pracę w sekretariacie wpływ mają przede wszystkim:

Rozwiązania techniczne

W pracy biurowej wykorzystywane są wszelkie urządzania, których zadaniem jest przyspieszenie i polepszenie jakości tworzenia i rejestracji dokumentacji, łączności czy komunikacji. Urządzenia te można ogólnie podzielić ze względu na zastosowanie na służące do:

W dzisiejszym biurze instalowane są najczęściej komputery wyposażone dodatkowo w kilka urządzeń, takich jak drukarka, modem, skaner itp. Z jego pomocą oraz stosując odpowiednie oprogramowanie możliwa jest obsługa większości prac biurowych

Obieg informacji

Głównym efektem pracy biurowej jest informacja. Można powiedzieć, że informacja dzieli się na

  1. Informację strukturalną - faktury, rejestry, kwity : umieszczone w systemie komputerowym lub w postaci skatalogowanej w archiwum papierowym
  2. Informację niestrukturalną - dokumenty, listy, pisma, raporty o indywidualnej strukturze w przypadkowy sposób rozmieszczone w komputerach

To właśnie informacja niestrukturalna sprawia najwięcej kłopotu w przedsiębiorstwie. Zastosowanie komputerów oraz właściwego oprogramowania do zarządzania dokumentacją i informacją umożliwia:

"Fizycznie" wszelkie dokumenty są przechowywane w archiwum. Każda jednak informacja w nich zawarta jest rejestrowana i dodatkowo przechowywana w komputerze. Dotyczy to zarówno:
  1. Dokumentów przechowywanych w komputerach, w postaci elektronicznej (plików) - bezpośrednio dołączanych
  2. Dokumentów przechowywanych w formie papierowej (np. otrzymanych pism, ofert itp.) - skanowanych i dołączanych

Podsumowanie

Analizując obieg dokumentacji i informacji w firmie można zauważyć, że informacja musi ulec wstępnej selekcji, następnie rejestracji, po czym sprawy do załatwienia muszą zostać przekazane do odpowiednich działów / pracowników i zarejestrowane w taki sposób, by możliwa była kontrola stopnia ich realizacji oraz fakt ich załatwienia. Stosując ten sam program w każdym dziale uzyskuje się możliwość łatwego dostępu przez każdego pracownika do informacji a dzięki systemowi zabezpieczeń (praw dostępu) dany pracownik otrzymuje informację przeznaczoną tylko dla niego.

Jak więc wygląda taki skomputeryzowany sekretariat w oparciu o oprogramowanie MADAR?

Poniżej krótki opis wybranych funkcji:

  1. Wystawiane dokumenty z MADAR-u jak np. potwierdzenia sald, wezwania do zapłaty czy umowy wystarczy przed wydrukowaniem zapisać do poczty.
  2. Chcąc napisać ofertę czy pismo wykorzystując edytor graficzny np. popularny Word for Windows czy jego okrojoną wersję w pakiecie Works należy rozpocząć od wpisania do poczty wychodzącej pisma: kontrahenta, krótkiej treści, która wpisywana będzie na dokumencie jako dotyczy, daty i wybrać ikonę word.Edytor wywołuje się automatycznie, a dane z poczty automatycznie stworzą nagłówek pisma, którego treść uzupełniamy w edytorze, drukujemy itp. i następnie zapisujemy w wysłanych dokumentach. Opcja podejrzyj umożliwia ponowną edycję pisma.
  3. Dla poczty wchodzącej, czy wysyłanych dokumentów nie wystawianych za pomocą komputera przewidziana jest opcja skanowania dokumenty zapisywane są w programie w postaci graficznej. Opcja podejrzyj umożliwia wgląd w treść dokumentu.

Przy takim prowadzeniu sekretariatu wszystkie pisma przychodzące i wychodzące, faksy i dokumenty są dostępne w jednym miejscu wraz z ich pełnymi treściami. Znika problem trudności z wyszukiwaniem i to zarówno w teczce jak i w komputerze. Dostępne są wszelkie zestawienia według dat, kontrahentów, rodzajów pism itp. A przy tym tradycyjne teczki nie znikają ręczną ewidencję zastępują tylko wydruki komputerowe.