Jak prowadzić Sekretariat używając komputera?
Wstęp
W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do
dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów
i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu
osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika
ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie. Wizja pani Krysi
lub Kasi, która dostaje ręcznie napisane kilka słów od swojego szefa, z
czego ma zredagować pismo do poważnej instytucji, może jeszcze być
akceptowana. Jednak trudne do wyobrażenia jest aby każdy kontakt wewnątrz i
na zewnątrz, każda uzyskana informacja, każdy dokument był przechowywany w
szafie czy biurku sekretarki i był przetwarzany i kontrolowany tylko przez nią. Jednak ilość dokumentów w rozwijającym się przedsiębiorstwie ciągle
wzrasta. Jak poradzić sobie z ich zarządzaniem biorąc pod uwagę fakt, że
coraz więcej osób wykorzystuje informacje w nich zawarte? Właściwa i
globalna ewidencja jest konieczna ze względu na fakt, że te informacje są
wykorzystywane również przez innych pracowników:
-
W ramach jednego działu konieczne jest, by każdy pracownik mógł w szybkim
czasie uzyskać informację np. do działu sprzedaży dzwoni klient z
pytaniem, kiedy otrzyma fakturę za towar. A ona została wysłana dwa dni
temu i każdy pracownik działu sprzedaży powinien w szybki sposób móc to
sprawdzić.
-
Są to zdarzenia ze sobą skorelowane - omawiając powyższy przykład księgowość
nie ma podpisanej kopii faktury, czemu? Bo została wysłana dwa dni temu i
czekamy na jej odesłanie
-
Dostęp do informacji nie może zależeć od czasu, jaki upłynął od jej
otrzymania - np. po upływie dłuższego czasu musimy zrobić ofertę bardzo
podobną do tej, jaka została wysłana do firmy X - tylko gdzie jej szukać?
Podane przykłady mogą wydawać się błahe, jednak po zastanowieniu sami przypomnicie
sobie sytuacje, w których cenny czas pracy (i to kilku osób) był tracony na
wyszukiwanie pisma, czy informacji o jego wysłaniu.
Jak prowadzić sekretariat?
Sekretariat i prace administracyjno-biurowe pełnią w firmie funkcje usługowe w stosunku
do działalności podstawowej: produkcyjnej, usługowej czy handlowej. Właściwa
organizacja prac biurowych i sekretariatu pozwala na właściwe zarządzanie
informacją, a co się z tym wiąże, obniża koszty działalności przedsiębiorstwa.Na
prawidłową pracę w sekretariacie wpływ mają przede wszystkim:
- zastosowane rozwiązania techniczne - inaczej wyposażenie sekretariatu w odpowiednie
urządzenia
- przyjęty obieg informacji i kontroli realizacji.
Rozwiązania techniczne
W pracy biurowej wykorzystywane są wszelkie urządzania, których zadaniem jest
przyspieszenie i polepszenie jakości tworzenia i rejestracji dokumentacji, łączności
czy komunikacji. Urządzenia te można ogólnie podzielić ze względu na
zastosowanie na służące do:
- łączności i komunikacji (np. telefony
- liczenia i pisania (maszyny do pisania, komputery)
- ewidencji (kartoteki)
- powielania i produkcji (kopiarki, skanery)
W dzisiejszym biurze instalowane są najczęściej komputery wyposażone dodatkowo
w kilka urządzeń, takich jak drukarka, modem, skaner itp. Z jego pomocą oraz
stosując odpowiednie oprogramowanie możliwa jest obsługa większości prac
biurowych
Obieg informacji
Głównym efektem pracy biurowej jest informacja. Można powiedzieć, że informacja
dzieli się na
- Informację strukturalną - faktury, rejestry, kwity : umieszczone w systemie komputerowym lub w postaci
skatalogowanej w archiwum papierowym
- Informację niestrukturalną - dokumenty, listy, pisma, raporty o
indywidualnej strukturze w przypadkowy sposób rozmieszczone w komputerach
To właśnie informacja niestrukturalna sprawia najwięcej kłopotu w przedsiębiorstwie.
Zastosowanie komputerów oraz właściwego oprogramowania do zarządzania
dokumentacją i informacją umożliwia:
- gromadzenie informacji w jednym miejscu
- łatwość wyszukiwania i dostępu przez wszystkich pracowników firmy
- łatwość wykonywania selekcji (wyborze tylko informacji potrzebnych) oraz agregacji (łączenia
informacji w informacje zbiorcze)
- zwiększenie bezpieczeństwa - poprzez ustalenie praw dostępu do informacji (przeglądania,
modyfikacji, zapisu). Elektroniczne archiwum jest również sposobem
zabezpieczenia się w razie wystąpienia zdarzeń losowych (powódź, pożar,
kradzież itp.) lub celowego zniszczenia lub sfałszowania dokumentacji.
"Fizycznie" wszelkie dokumenty są przechowywane w archiwum. Każda jednak informacja w nich
zawarta jest rejestrowana i dodatkowo przechowywana w komputerze. Dotyczy to zarówno:
-
Dokumentów przechowywanych w komputerach, w postaci elektronicznej (plików) - bezpośrednio
dołączanych
- Dokumentów przechowywanych w formie papierowej (np. otrzymanych pism, ofert itp.) -
skanowanych i dołączanych
Podsumowanie
Analizując obieg dokumentacji i informacji w firmie można zauważyć, że informacja musi
ulec wstępnej selekcji, następnie rejestracji, po czym sprawy do załatwienia
muszą zostać przekazane do odpowiednich działów / pracowników i
zarejestrowane w taki sposób, by możliwa była kontrola stopnia ich realizacji
oraz fakt ich załatwienia. Stosując ten sam program w każdym dziale uzyskuje
się możliwość łatwego dostępu przez każdego pracownika do informacji a
dzięki systemowi zabezpieczeń (praw dostępu) dany pracownik otrzymuje
informację przeznaczoną tylko dla niego.
Jak więc wygląda taki skomputeryzowany sekretariat w oparciu o oprogramowanie MADAR?
Poniżej krótki opis wybranych funkcji:
- Wystawiane dokumenty z MADAR-u jak np. potwierdzenia sald, wezwania do zapłaty czy umowy wystarczy przed
wydrukowaniem zapisać do poczty.
- Chcąc napisać ofertę czy pismo wykorzystując edytor graficzny np. popularny Word for Windows czy jego okrojoną
wersję w pakiecie Works należy rozpocząć od wpisania do poczty wychodzącej pisma:
kontrahenta, krótkiej treści, która wpisywana będzie na dokumencie jako dotyczy, daty
i wybrać ikonę word.Edytor wywołuje się automatycznie, a dane z poczty
automatycznie stworzą nagłówek pisma, którego treść uzupełniamy w edytorze,
drukujemy itp. i następnie zapisujemy w wysłanych dokumentach. Opcja podejrzyj
umożliwia ponowną edycję pisma.
- Dla poczty wchodzącej, czy wysyłanych dokumentów nie wystawianych za pomocą komputera przewidziana jest opcja
skanowania dokumenty zapisywane są w programie w postaci graficznej. Opcja podejrzyj
umożliwia wgląd w treść dokumentu.
Przy takim prowadzeniu sekretariatu wszystkie pisma przychodzące i wychodzące, faksy i dokumenty
są dostępne w jednym miejscu wraz z ich pełnymi treściami. Znika problem trudności z
wyszukiwaniem i to zarówno w teczce jak i w komputerze. Dostępne są wszelkie
zestawienia według dat, kontrahentów, rodzajów pism itp. A przy tym tradycyjne
teczki nie znikają ręczną ewidencję zastępują tylko wydruki komputerowe.